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Politique de confidentialité

1. ÉTENDUE ET APPLICATION 

Ecofonds Gestion d’actifs (« ECOFONDS ») est soucieux d’assurer la protection de la vie  privée des gens et la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille, détient,  utilise ou communique. La présente politique sur la confidentialité et la protection des  renseignements personnels (la « Politique ») vise notamment à décrire de façon générale  les pratiques et mesures relatives à la façon dont sont recueillis, détenus, utilisés,  communiqués ou autrement traités ou supprimés des renseignements personnels. Elle  précise la façon dont ECOFONDS préserve la confidentialité des renseignements personnels  détenus et les moyens mis à la disposition de toute personne qui souhaite exercer ses  droits et ses choix à l’égard de ses renseignements personnels.  
La Politique s’inscrit dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels  dans le secteur privé (chapitre P-39.1) et est complétée par la « Politique de Gestion et  Sécurité de l’Information » d’ECOFONDS. La Politique s’applique aux différentes activités  d'ECOFONDS. À ce titre, elle s’applique notamment à toute personne qui est ou a déjà été :  un utilisateur de son site Web, un candidat à un emploi, un employé, un administrateur ou  un membre de comité. De plus, elle s’applique à l’égard des renseignements personnels  recueillis dans le cadre de ses activités sur des contacts ou tiers ou que lui partage une  entité partenaire dont les produits, services ou activités sont liés ou complémentaires à  ceux d'ECOFONDS.  

Dans certains cas, au moment de la collecte de renseignements personnels, ECOFONDS  peut fournir de plus amples renseignements sur leur traitement ou prévoir des modalités  particulières. ECOFONDS peut aussi, dans certaines circonstances, obtenir un  consentement particulier, verbal ou écrit, à l’utilisation ou à la communication de  renseignements personnels, y compris lorsque la loi l’exige.  

2. NOTION DE « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS » 

L’expression « renseignements personnels » s’entend généralement des renseignements concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de  l’identifier. Les renseignements anonymisés et qui ne peuvent être associés à un individu  identifiable que ce soit directement ou indirectement ne constituent pas des  renseignements personnels. En conformité avec la loi, aux fins de certains passages de la Politique, sont également exclus les renseignements qui concernent l’exercice d’une  fonction au sein d’une entreprise, comme certaines coordonnées d’affaires. 

3. CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS 

ECOFONDS limite la collecte aux renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. ECOFONDS peut, recueillir, détenir, utiliser ou communiquer divers renseignements en fonction de la nature  de la relation d’une personne avec ECOFONDS, par exemple, un actionnaire, un utilisateur  du site Web ou un employé, notamment, sans s’y limiter :

  • Renseignements d’identification et d’authentification, comme le nom, l’adresse postale, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, la mention du sexe, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, l’employeur, la profession, le numéro d’employé, l’état matrimonial, les signatures (manuscrites, électroniques ou  numériques), les mots de passe et autres méthodes d’authentification et des  identifiants gouvernementaux comme le numéro de permis de conduire.
  • Renseignements sur les activités sur le Web ou autre, comme le type de navigateur, le fournisseur de services Internet, les pages de renvoi/de sortie et les pages  consultées sur le site Web. 

4. CUEILLETTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

ECOFONDS recueille des renseignements personnels de différentes façons, notamment directement de la personne concernée, auprès de tiers et via son site Web ou autrement, notamment, lorsque la loi le permet. ECOFONDS peut également générer de nouveaux renseignements à l'aide de ceux déjà recueillis. ECOFONDS peut, sans s’y limiter, recueillir  des renseignements personnels des sources générales suivantes :  

  • Directement de la personne 
    ECOFONDS peut recueillir des renseignements personnels directement de la personne concernée ou de son représentant légal, notamment dans le cadre d’un emploi,  fonction ou charge à ECOFONDS.
  • Auprès de tiers
    Dans certaines circonstances, ECOFONDS peut recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, comme un ancien employeur, une institution financière, une agence de renseignements, une agence d’évaluation de crédit, une entité partenaire dont les  produits, services ou activités sont liés ou complémentaires à ceux de ECOFONDS, un  fournisseur de service, un organisme public, un représentant légal, etc. Chaque tiers est  responsable de s’assurer et garantit qu’il est autorisé à fournir de tels renseignements à  ECOFONDS et a obtenu le consentement libre et éclairé de la personne concernée pour  la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels lorsque  requis par la loi. 
  • Via un site Web géré par ECOFONDS
    L'utilisation du site Web permet à ECOFONDS de compiler automatiquement certains renseignements concernant un profil d’utilisateur, ce qui peut inclure l’adresse de  protocole Internet (ou adresse IP) d’un ordinateur, une zone de géolocalisation, le  système d’exploitation utilisé, le nom du fournisseur de services Internet, la date et  l’heure auxquels une personne a accédé au site Web, le site Web précédent qui a été  visité dans la mesure où il a fourni un lien au site Web géré par ECOFONDS, ainsi que le  contenu visionné et téléchargé sur le site Web géré par ECOFONDS. Pour ce faire, le site  Web géré par ECOFONDS, comme la plupart des sites Web, utilise des témoins de  pistage, soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur un ordinateur lorsque  la visite est effectuée. L’utilisation du site Web est également assujettie à la Note légale - Conditions d’utilisation et aux autres conditions mises en ligne de temps à autre.  

5. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Avec le consentement de la personne concernée ou telle que la loi le permet ou l’exige,ECOFONDS peut utiliser des renseignements personnels pour les besoins suivants ou  toutes autres fins compatibles ou raisonnables ou suivant toutes autres fins prévues  dans un consentement.  
ECOFONDS peut utiliser des renseignements personnels pour des besoins généraux de l’entreprise, par exemple :

Fournir ou offrir des produits et services ou traiter des demandes 

  • Établir et maintenir une relation d’affaires;
  • Répondre à toutes questions, commentaires, suggestions ou plaintes; • Fournir de l’information sur les produits et services qui peuvent être d’intérêt; • Transférer des sommes à partir ou vers une institution financière. 

Gérer les activités commerciales

  • Prévenir les erreurs et la fraude et répondre aux exigences de la loi; • S’assurer de la sécurité de l’information, des systèmes ou réseaux; • Enquêter ou faciliter la tenue d'enquêtes;
  • Informer les autorités compétentes et collaborer avec elles lorsque requis; • Recouvrer des sommes dues;
  • Répondre à des audits, à des évaluations, à des demandes ou à des exigences  légales. 

Gérer le site Web 

Le site Web peut utiliser des renseignements pour gérer et faciliter son utilisation, qui peuvent inclure des témoins de pistage et autres technologies pour adapter le site Web à des préférences et pour compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation du site Web afin de l’améliorer comme des outils d’analyse tels que Google Analytics et des technologies semblables.

Les statistiques peuvent notamment inclure le nombre de visites, le temps moyen de chaque visite ou les pages visitées. 

Gérer le dossier d’un employé, membre de comité ou administrateur ou certains  consultants

  • Vérifier l’identité, les antécédents et dans certains cas, les diplômes obtenus; • Répondre à des demandes et communiquer avec la personne candidate, occupant  le poste, ou ayant occupé le poste;
  • Évaluer une demande de candidature;
  • Conclure un contrat de travail ou tout autre contrat;
  • Traiter les paies, les retenues et les cotisations applicables et effectuer le paiement  de toutes sommes dues;
  • Compléter l’adhésion à une assurance collective ou à un régime de retraite; • Gérer la performance ou le perfectionnement professionnel;
  • Assurer la conformité en matière de santé et de sécurité, assurer la surveillance,  prévenir la violence, traiter des plaintes ou gérer des mesures administratives,  disciplinaires ou légales. 

Mandats de gestion

  • Vérifier les antécédents;
  • Réaliser une vérification diligente;
  • Nommer ou recommander la nomination d’un administrateur, dirigeant ou membre  de comité. 

6. COMMUNICATION À D’AUTRES PERSONNES OU ORGANISATIONS 

ECOFONDS peut communiquer des renseignements personnels à ses mandataires,  prestataires de services, filiales ou autres entités du même groupe, à des responsables  ECOFONDS, à des entités partenaires dont les produits, services ou activités sont liés ou  complémentaires à ceux de ECOFONDS, et à d’autres personnes ou organisations en  conformité avec la loi. Les fournisseurs de services qui pourraient recevoir des  renseignements personnels comprennent notamment des entreprises de consultation, des  entreprises de gestion des ressources humaines, des entreprises de formation, des  entreprises de préparation d’états de compte ou de relevés fiscaux, des sociétés  d’expédition postale et de messagerie, des entreprises de numérisation, des entreprises de  stockage de documents, des fournisseurs d’hébergement de données infonuagiques ou  autre, des fournisseurs de logiciels, d’entretien et de service-conseil en TI.  

Lorsque ECOFONDS communique des renseignements personnels à des tiers comme des mandataires ou prestataires de services, il prévoit par contrat, conformément à la loi, que  les renseignements personnels communiqués ne doivent être utilisés qu’aux fins de la réalisation du contrat et qu’ils doivent bénéficier de mesures de protection raisonnables  compte tenu, par exemple, de leur sensibilité, utilisation ou quantité. Ces tiers peuvent être  amenés à démontrer une assurance raisonnable que les contrôles de sécurité de  l’information et de protection des données sont suffisants en ce sens.  

En outre, ECOFONDS peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi le  permet ou l’exige, par exemple : 

  • Avec des gouvernements, des organismes ou agences gouvernementaux, des  organismes d’application de la loi lorsque la loi l’exige, comme dans le cas de la  communication à des fins fiscales à l’Agence du revenu du Canada ou Revenu  Québec.
  • Avec des personnes ou des organisations, des agences de prévention de la fraude,  des organismes ou agences de réglementation ou gouvernementaux, des  organismes de prévention et de dissuasion du blanchiment d’argent et du  financement d’activités terroristes comme, par exemple, le Centre d’analyse des  opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), des opérateurs de base  de données ou de registres utilisés pour vérifier les renseignements fournis par  rapport à ceux existants, ou des assureurs, institutions financières ou de prêt pour  valider l’admissibilité, repérer ou éliminer des abus financiers, des fraudes et des  activités criminelles, protéger les actifs et les intérêts de ECOFONDS, aider dans le  cadre d’enquêtes internes et externes visant des activités potentiellement illégales  ou suspectes ou gérer, défendre ou régler des pertes réelles ou potentielles liées à ce  qui précède. À ces fins, des renseignements personnels peuvent être regroupés avec  des données appartenant à d’autres personnes et faire l’objet d’analyses de  données. 

Dans tous les cas, ECOFONDS ne vend pas les renseignements personnels qui lui sont  confiés dans le cadre de ses activités.  

7. CHOIX QUANT À L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Une personne peut, dans certains cas, choisir la façon dont ECOFONDS traite ses  renseignements personnels.  

a. Recommandations ou consultations 

Dans certaines circonstances, ECOFONDS pourrait recueillir auprès d’une personne  concernée, utiliser et communiquer des renseignements personnels dans un contexte qui  n’est pas strictement nécessaire à une demande présentée à ECOFONDS. Dans la mesure  où des renseignements personnels recueillis à ces fins ne sont pas strictement nécessaires  à la réalisation d’une demande ECOFONDS sollicitera un consentement distinct et facultatif  sur ces éléments, sauf dans les cas où un consentement tacite s’applique, par exemple, lorsqu’une personne partage des commentaires sur une plateforme numérique de  ECOFONDS.  
Une personne peut toujours choisir de retirer son consentement à la collecte, utilisation et communication de renseignements personnels à ces fins en suivant les modalités qui lui  seront partagées de temps à autre à cet effet.  

b. Modification des paramètres de navigation sur un appareil 

Il est possible d’effacer les témoins de pistage du lecteur de disque dur d’un ordinateur ou  d’un appareil mobile, de bloquer la création de témoins de pistage ou de recevoir un  avertissement avant qu’un témoin de pistage ne soit enregistré et une personne peut  retirer ou désactiver certaines de ces technologies en tout temps au moyen de son  navigateur. Si une personne souhaite désactiver Google Analytics, elle peut utiliser le  module complémentaire de désactivation de Google situé sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Toutefois, en cas de retrait ou désactivation, il  est possible que certaines des fonctionnalités du site Web et des plateformes numériques  ne soient plus fonctionnelles ou accessibles. 

Toute personne est invitée à se reporter aux instructions de son navigateur ou à son écran  d’aide pour savoir comment bloquer, supprimer et gérer les témoins de pistage sur son  ordinateur ou appareil mobile. 

c. Restriction à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements  personnels 

Pour les autres situations que celles décrites précédemment, toute personne peut retirer  son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements  personnels conformément à la Politique, en tout temps moyennant la remise d’un préavis  écrit raisonnable à ECOFONDS, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.  

Toutefois, le retrait d’un consentement peut avoir une incidence sur la capacité de  ECOFONDS à offrir ou fournir des produits et services à une personne ou à répondre à une  demande. Dans certaines circonstances, des exigences d’ordre légales ou contractuelles  pourraient empêcher une personne de retirer son consentement, par exemple, dans la  mesure où les renseignements sont requis pour satisfaire des obligations de nature fiscale  ou de conformité. 

8. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

La Politique de Gestion et Sécurité de l’Information d'ECOFONDS, et diverses autres  directives, procédures et instructions encadrent la protection des renseignements  personnels à ECOFONDS.  
Sans limiter la portée de ce qui précède, ECOFONDS, en collaboration avec ses principaux fournisseurs de services, déploie les mesures raisonnables pour assurer la confidentialité  des renseignements personnels et à ce titre, met en place une série de mesures de sécurité  visant à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre  toute consultation, communication, reproduction, utilisation et modification non autorisée.  Ces mesures de sécurité incluent des mesures physiques (par exemple, les cartes d’accès  aux bureaux pour les employés, la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un  système externe, etc.), administratives ou organisationnelles (comme de la formation sur la  confidentialité et la sécurité des données pour les employés) et technologiques (comme  l’utilisation de mots de passe, l’utilisation d’un pare-feu, , le recours à une surveillance du  réseau, etc.) qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de  leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.  

ECOFONDS prend également les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses  employés soient informés au sujet du contenu de la présente Politique et des pratiques en  matière de protection des renseignements personnels et déploie des initiatives en matière de gestion des identités et des accès informatiques afin de déterminer quels employés ou  autres personnes autorisées peuvent accéder à des actifs informationnels et pendant  quelle période.  

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité sans failles, une part de risque est toujours présente. 

Selon le volume et la sensibilité des renseignements, les fins auxquelles ils sont utilisés et le support sur lequel ils sont conservés, ECOFONDS met en œuvre une combinaison de  mesures afin de protéger les renseignements personnels, notamment : 

  • Désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels  assumant les rôles et responsabilités prévus à la Loi sur la protection des  renseignements personnels dans le secteur privé et qui veille notamment à ce que  ECOFONDS se conforme aux lois applicables en matière de protection des  renseignements personnels;
  • Des procédures pour recevoir, enquêter et répondre aux plaintes ou aux demandes  relatives aux pratiques de ECOFONDS en matière de traitement des renseignements,  y compris celles relatives à tout incident impliquant des renseignements personnels;
  • Des mesures contractuelles, questionnaires de sécurité et autres outils visant à  assurer que les fournisseurs avec lesquels ECOFONDS partage des renseignements  personnels possèdent des mesures de sécurité adéquates.

9. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

ECOFONDS conserve les renseignements personnels pour fournir des produits ou services  ou répondre aux demandes qui lui sont présentées, gérer ses activités commerciales,  incluant, notamment, pour l’exécution d’un contrat ou pour tout autre intérêt légitime d'ECOFONDS ou pour se conformer à ses obligations légales. Lorsque les fins auxquelles des  renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, et sous réserve de  délais de conservation prévus dans d’autres lois, la Loi sur la protection des  renseignements personnels dans le secteur privé prévoit que ces renseignements doivent  être détruits ou anonymisés, pour qu’ils ne puissent plus identifier une personne, de façon  sécuritaire et irréversible.  

10. TRANSFERTS HORS-QUÉBEC DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

De façon générale, les renseignements personnels sont détenus (données au repos) au  Canada, que ce soit au Québec ou dans une autre province. Malgré ce qui précède, ils  peuvent également être détenus dans tout pays où des fournisseurs de services  d'ECOFONDS ont des activités et dans la mesure où cela est nécessaire à leurs fonctions ou  prestations.  
Ainsi, certains fournisseurs d'ECOFONDS peuvent avoir accès à des renseignements  personnels, les utiliser ou les stocker à l’extérieur du Québec. Dans une telle situation, les  mesures de protection décrites à l’article 8 s’appliquent, mais il demeure que les  renseignements personnels ainsi communiqués peuvent être assujettis aux lois d’un État  étranger, y compris toute loi permettant ou exigeant la communication des  renseignements au gouvernement, à des organismes gouvernementaux, à des tribunaux et  à des organismes d’application de la loi de cet État.

11. DEMANDE D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE MODIFICATION OU DE SUPPRESSION OU PLAINTE RELATIVEMENT À SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Sous réserve de certaines exceptions légales, toute personne peut avoir accès aux renseignements personnels la concernant, demander que des corrections soient  apportées à des renseignements inexacts et demander la rectification ou suppression de  ses renseignements personnels si leur collecte, leur utilisation, leur communication ou leur  conservation ne sont pas autorisées par la loi. Toute personne peut en outre formuler une  plainte quant à la protection des renseignements personnels.  

Pour exercer tout autre droit prévu au présent article, toute personne est invitée à contacter ECOFONDS en utilisant les coordonnées contenues à l’article 13.  

Des frais raisonnables peuvent être exigés de la personne concernée pour la transcription,  la reproduction ou la transmission de renseignements. Si ECOFONDS entend exiger de tels  frais, il informera la personne concernée du montant approximatif exigible avant de  procéder.  

12. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE 

À son entière discrétion, ECOFONDS peut apporter des modifications à la Politique. En  conformité avec la loi, des modalités additionnelles pourraient s’appliquer. En continuant  de traiter avec ECOFONDS après que la nouvelle version de la Politique ait été affichée,  toute personne sera réputée avoir accepté les modifications apportées à la Politique, sous  réserve de toute autre exigence pouvant s’appliquer. Il est de la responsabilité de chaque  personne de s’assurer d’avoir lu et compris la Politique et toute modification à celle-ci.  

13. COORDONNÉES 

Toutes questions générales relatives à la confidentialité et à la protection des  renseignements personnels peuvent être soumises de la façon indiquée ci-dessous : 

  • Par courriel à p.cabana@fga.ca
  • Par la poste à l’attention de Patrick Cabana : 2175 boul. De Maisonneuve Est., bureau  103, Montréal (Québec) H2K 4S3, Canada 

Toutes demandes d’accès, de rectification, de modification, de suppression ou de plainte  doivent être soumises par écrit au responsable de la protection des renseignements  personnels de la façon indiquée ci-dessous : 

  • Par courriel à p.cabana@fga.ca;
  • Par la poste à l’attention de Patrick Cabana : 2175 boul. De Maisonneuve Est., bureau  103, Montréal (Québec) H2K 4S3, Canada 

Le responsable de la protection des renseignements personnels répond avec diligence à  toute demande qui lui est adressée, généralement, dans les 30 jours de la réception de la  demande écrite. Si le responsable ne peut pas donner suite, en tout ou en partie, à une  demande qui lui est présentée, il en donnera la raison au demandeur. 

14. RESPONSABLE ET RÉVISION 

Conformément aux dispositions de Loi sur la protection des renseignements personnels  dans le secteur privé (telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives  en matière de protection des renseignements personnels), la Politique a également été  approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels à  ECOFONDS. L’application et la révision de la Politique sont sous sa responsabilité. La  fréquence minimale de révision est tous les trois (3) ans ou plus fréquemment si cela  s’avère nécessaire.